オンライン予約システム | 貸し会議室の予約システム設定

複数会議室の予約管理を想定した予約スケジュールの構築チュートリアルを紹介していきます。

3つの会議室及び備品であるプロジェクターを一つのスケジュールで管理する予約スケジュール例です。

例えば、会議室や備品の数が非常に多い場合は、各リソース、部屋毎にスケジュールを作成し、サービスタイプスケジュールを活用し、複数のリソーススケジュールを統合することも可能です。詳細は、"サービススケジュール"チュートリアルを参照ください。イベントなどの複数同時予約が必要な場合は、"定員制スケジュール"チュートリアルを参照ください。

会議室予約管理スケジュール

このチュートリアルでは3つの会議室、プロジェクター、ホワイトボードなどの備品管理スケジュールを設定します。

チュートリアル:

シンプルな部屋管理用スケジュール
予約の確認リマインダーの送信
スケジュールへのアクセスを制限
予約間のバッファータイムを設定

実際の動作はこちら会議室予約スケジュールデモをお試しください。さらに、SuperSaaSスケジュールをいわゆるウィジェットとして統合することもできます。ウィジェットは、次のようにサイト上の小さなフレームまたは小さなボタンとして表示されます:

6つのステップでスケジュールを設定

スケジュールを実際に作成、試用を繰り返し理想のスケジュールへ近づけます。

Step 新規スケジュールウィザードを利用した構築方法

開始前に

まず、無料試用アカウント作成し、ログインし、SuperSaaS管理画面へ移動します。

スケジュールタイプの選択

管理画面右上の新規スケジュールボタンから、新スケジュールウィザードよりスケジュールを作成します。

スケジュールタイプを選択します。

スケジュールタイプの詳細説明は、quick video、またはスケジュールタイプの説明チュートリアルへ

１対１の予約にはリソースタイプスケジュールを選択します。

スケジュールへアクセス可能なユーザーの定義

セルフサービススケジュールを選択した場合、社内などで認証された利用者のみが予約可能なクローズドスケジュール 予約システムを選択した場合、予約は限定されずオープン設定へ、通常のビジネス利用の貸し会議室などが想定されます。 イベントカレンダーは、スケジュールを公開しますが、予約の変更などは制限されます。

リソースとして会議室を追加

このチュートリアルでは、3つの会議室を設定するため、1つ以上のリソースオプションを選択します。

各リソース数は後からいつでも変更可能です。

スケジュール名を作成

スケジュール名はURLとなるため、シンプルな英語がより分かりやすいURLとなります。

スケジュール名もリソース名も後からいつでも変更可能ですが、スケジュールのURLも変更されるため、ユーザーに対して新しいURLの告知が必要になるなど、その点十分に注意ください。

スケジュール閲覧可能者と変更可能者の定義

スケジュール閲覧をオープンにするか、またはログインを必須にするかどうかの設定が行えます。

Step スケジュールの表示形式を実際にチェック

スケジュールの操作は、各スケジュールの使用からいつでも実行可能です。

スケジュールの設定、試用を繰り返し理想のスケジュールへ

モバイル機器から素早くスケジュールにアクセスするには、"モバイル機器のホーム画面にショートカットアイコンを追加を参照してください。

スケジュール開始直後は空白カレンダーのため、用途に合う様に都度設定を微調整します。

会議室マネジメントスケジュールの作成

スケジュールの空白欄をクリックして新規予約を作成しましょう。

予約時の入力項目はいつでも自由にカスタマイズ可能です。

作成した予約の変更は、予約箇所をクリックするだけです。変更後は忘れずに、変更を保存しましょう。

Step 予約設定の調整

作成した会議室予約スケジュールを用途に応じて調整します。

概要タブでは、スケジュールの削除や一時ブロックなどの設定が行えます。

リソースの設定

リソースタブより、各リソースの設定が可能です、定員制スケジュールとは表示形式が異なります。

リソースは状況に応じていつでも数、名称、順番など変更可能ですが、同時に複数予約も可能にしたい場合は、サービスタイプスケジュールも参照可能です。

リソースを削除するとそのリソースに関連する予約も全て当然削除されます。予約データはダウンロードなどして、事前に保存する方法もあります。

予約の定義

予約の名称を例としてミーティングなどにカスタマイズも可能です。

“ユーザー”の名称も例として顧客、クライアントなど、“レイアウト設定”より任意の名称へカスタマイズ可能です。

予約制限の定義

予約の制限欄より、各ユーザーが同日に何回予約が可能かなど、の予約の制限を定義可能です。

予約時間の決定

デフォルトの予約時間設定も可能です、この例では3つのオプションとして:

予約時間の制限: 予約者に任意の予約時間を決定させることも可能ですが、中途半端な予約時間では管理に支障が出やすいため、最小予約は15分、最大は4時間までなど制限を設定可能です。
固定予約時間: 固定の予約時間をデフォルトに設定可能
プリセレクトの予約時間を選択: 予め管理者が設定した複数の予約時間を予約者が選択可能へ

予約時間の制限設定により、効率的に予約管理が可能になります。

オプション選択で価格変更

予約時の価格を設定し、オンライン課金設定をすることにより、予約と課金が同時に設定可能です。更に下記の多様な価格設定機能も搭載しています。手動でのクレジットカード情報の収集、 PayPal, Stripe, Mollie 及び ePayを活用したオンライン課金、ポイントシステム、価格設定ルールの追加、ディスカウントプロモーションの設定

　価格設定機能により、各予約料金の自動計算設定を詳細にカスタマイズ可能です。また、各予約時には課金設定を追加可能です。

このチュートリアルでは課金設定はオフにしてあります。

予約の制限

予約の制限タブより、バッファータイムの設定などが行えます。

デフォルトでは、30分が予約時間で設定されていますが、各予約の最小時間、最大、または予約間の待機時間などの制約が設定可能です。

バッファータイムを設定しない場合は、各予約が隣接するため、予約間に掃除が必要な場合などは15分などバッファータイムの設定が有用です。

Slackと連携して、自動リマインダーを送信や、emailリマインダーのカスタマイズ、 SuperSaaSと他アプリケーションとの統合など多様なカスタマイズ、連携も可能です。

予約開始時間の制約フィールドにより、予約の開始時間を設定可能なため、中途半端な時間、例として3:09 pm または 11:32 amなどを避けることが可能になります。

予約開始時間の制約は *:15, *:30, *:45, *:00 などの入力により各予約間に15分のギャップを設定可能です。予約開始は、3:15 pm, 11:45 am などの15分単位で開始されます。

また、予約を切りのよい時間に四捨五入するRounding Time機能も搭載しています。例 3:52pmを4:00pm,1:07pmを1:15pm など

活用法の詳細は、英語版ブログのlimit your availabilityも参照ください。

各リソース毎に異なる営業時間を設定することも可能です。

Step 予約のプロセスをカスタマイズ

予約のプロセスは下記の様な多様な設定が可能です。誰がスケジュールへアクセス可能?、自動email/SMSリマインダー、スケジュール外観のカスタマイズ及び Supportドキュメントを参照下さい。

予約のプロセスの定義

予約時のフローはプロセスタブより簡単にカスタマイズ可能です。予約時に多様な情報を収集したい場合は、フォームの添付も可能ですし、繰り返し予約に関する設定も可能です。

キャンセルポリシーの設定

直前の予約変更は不可など、事業毎に多様なキャンセルポリシーがあるはずです、予約受付可能時間や受付開始時間など多様な制限が可能です。

email/SMSのリマインダーを自動送信

予約時の確認、予約日時が近づいた場合など自動リマインダーメールの送信設定が可能

予約後に指定したページへ予約者を移動させたい場合など、リダイレクトするURLの指定も可能です。

次に、emailリマインダーの送信オプションでemailの自動リマインダーを送信可能です。詳細は、SMSリマインダーの送信を参照ください。予約に関するフィードバックを収集する場合など、予約終了時間に合わせてFollow-up emailを送信可能です。活用法は、英語版ブログpersonalize and customize each of these email notificationsを参照ください。